Podmioty, którym została przyznana dotacja, są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania końcowego według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057) – (wzór sprawozdania wraz załącznikiem) w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Sprawozdanie powinno być wypełnione komputerowo, opatrzone pieczęciami i podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu.
Do sprawozdania należy obowiązkowo dołączyć materiały dokumentujące podjęte działania:
1. listy uczestników wypoczynku wraz z ich datami urodzenia;
2. potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur i rachunków opłaconych ze środków dotacji, wystawionych na organizatora wypoczynku wraz z potwierdzeniem poniesienia wydatków (dowód zapłaty faktur/rachunków) – oryginały w/w dokumentów należy przed skserowaniem opisać.
Opis na fakturach i rachunkach powinien obligatoryjnie zawierać:
3. Kserokopie faktur i rachunków lub innych dokumentów, o których mowa w pkt 2, powinny obligatoryjnie zawierać:
1) pieczęć organizacji, podmiotu lub jednostki organizacyjnej oraz sporządzone w sposób trwały opisy zawierające:
– klauzulę: „kwota w wysokości zł. …….. płatna ze środków budżetu Wojewody Łódzkiego – zgodnie z umową nr ……….. z dnia …………….”;
– informację jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności;
– informację o podstawie wydatkowania przyznanych środków (właściwe proszę podkreślić):
• z zastosowaniem ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129) na podstawie art…… ust…… pkt …… (proszę uzupełnić);
• zakupu dokonano poniżej progu stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – art. 2 ust. 1 pkt. 1.
– określenie trybu dokonania płatności: „Zapłata za fakturę/rachunek/inny dokument o równoważnej wartości przelewem/gotówką w dniu ……… (WB nr ……… z dnia ………; RK nr …………… z dnia ……………)”;
– adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.
Opisy powinny być podpisane przez osoby odpowiedzialne za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
2) termin oraz liczbę uczestników, jeśli dotyczą zakwaterowania;
3) termin oraz liczbę uczestników, jeśli dotyczą rozliczenia kosztów wyżywienia;
4) datę wystawienia dokumentu, zgodną z terminem realizacji zadania, którego ten dokument dotyczy oraz informację o miejscu realizacji zadania.
4. Zestawienie faktur, rachunków związanych z realizacją zadania (tabela w załączniku).
Przypominamy, że zgodnie z § 2 ust. 2 pkt. 1) podpisanej umowy, środki pochodzące z dotacji muszą zostać zapłacone do dnia zakończenia wypoczynku.