Podmioty, którym została przyznana dotacja, są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania końcowego według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057) – (wzór sprawozdania wraz załącznikiem) w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania.
Sprawozdanie powinno być wypełnione komputerowo, opatrzone pieczęciami i podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu.
Do sprawozdania należy obowiązkowo dołączyć materiały dokumentujące podjęte działania:
1. Listy uczestników wypoczynku wraz z ich datami urodzenia
2. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur i rachunków opłaconych ze środków dotacji, wystawionych na organizatora wypoczynku wraz z potwierdzeniem poniesienia wydatków (dowód zapłaty faktur/rachunków) – oryginały w/w dokumentów należy przed skserowaniem opisać.
Opis na fakturach i rachunkach powinien obligatoryjnie zawierać:
1) pieczęć organizacji, podmiotu lub jednostki organizacyjnej oraz sporządzone w sposób trwały opisy zawierające:
– klauzulę: „kwota w wysokości zł. …………… płatna ze środków budżetu Wojewody Łódzkiego – zgodnie z umową nr …………… z dnia ……………”
– informację, jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności
– informację o trybie zastosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.)
– określenie trybu dokonania płatności: „Zapłata za fakturę/rachunek/inny dokument o równoważnej wartości przelewem/gotówką w dniu … (WB nr …….. z dnia …………..; RK nr …………… z dnia ……………)”
– adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.
Opisy powinny być podpisane przez osoby odpowiedzialne za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
2) termin oraz liczbę uczestników, jeśli dotyczą zakwaterowania;
3) termin oraz liczbę uczestników, jeśli dotyczą rozliczenia kosztów wyżywienia;
4) datę wystawienia dokumentu zgodną z terminem realizacji zadania, którego ten dokument dotyczy oraz informację o miejscu realizacji zadania.
3. Zestawienie faktur, rachunków związanych z realizacją zadania (tabela w załączniku).
Pliki do pobrania:
Wzór sprawozdania
Załącznik do wzoru sprawozdania