Zgodnie z art. 76a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.-Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2017 r. poz. 1257 z późn. zm.), nauczyciel ubiegający się o nadanie stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego może zamiast oryginału dokumentu złożyć jego odpis, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez:
- notariusza
- organ państwowy lub podmiot wykonujący zadania z zakresu administracji publicznej, jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu (np.: w stosunku do dyplomu ukończenia szkoły wyższej przez jej rektora, w stosunku do świadectw ukończenia studiów podyplomowych przez odpowiedni organ szkoły wyższej, w stosunku do świadectw ukończenia kursów kwalifikacyjnych przez dyrektora właściwego ośrodka doskonalenia nauczycieli, w stosunku do aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego przez odpowiedni organ administracji samorządowej),
- występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem lub radcą prawnym, o ile do złożonego wniosku zostało załączone opłacone pełnomocnictwo.
Wysokość opłaty skarbowej dla czynności poświadczenia duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii (potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentu) określa załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1044 z późn. zm.), potwierdzenie przez notariusza podlega opłacie na podstawie odrębnych przepisów.
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 marca 2013 roku w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli (Dz. U. poz. 393) w § 9 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 pkt 1 zobowiązuje do przedkładania poświadczonych kopii, a nie określa jednoznacznie, kto dokonuje potwierdzania kopii składanych dokumentów powyższe zasady poświadczania odpisów i kopii dokumentów znajdują zastosowanie także wobec odpisów i kopii przedkładanych w postępowaniu na stopień awansu zawodowego.